Descubra o que está faltando! Avaliação das remunerações perdidas na gestão de clínicas e consultórios veterinários

Empresa

IDEXX

Data de Publicação

17/09/2018

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Durante tempos econômicos difíceis, os gerentes e proprietários de clínicas veterinárias devem monitorar cuidadosamente seus sinais vitais financeiros e operacionais.

Entre estes indicadores-chave de desempenho, existe o custo médio por transação ACT (Average Charge Transaction) ou taxa de transação média ATF (Average Transaction Fee). Cobrar clientes de forma consistente em relação aos produtos e serviços oferecidos é essencial para um ACT saudável.

Nos EUA, estima-se que cada veterinário perde cerca de 40 mil dólares por ano devido a falhas de cobrança de produtos e serviços. A consultoria Wutchiett, Tumblin & Associates estima que 20% a 25% de todos os encargos veterinários nunca são cobrados aos clientes. Mesmo que a margem de lucro em uma clínica de pequenos animais possa ser de apenas 10% a 20%, o lucro líquido poderia dobrar ou triplicar se todas as remunerações fossem devidamente capturadas e faturadas. 

Algumas vezes, produtos ou serviços são intencionalmente descontados ou oferecidos gratuitamente, mas vários estudos demonstram que esta prática geralmente não resulta em aumento de volume de transações suficiente para que valham a pena. 

O mais recorrente é acontecer do produto ou as taxas de serviço serem simplesmente esquecidos. A solução é ter um sistema automatizado que garanta que os clientes paguem pelo que recebem. Por exemplo: geração automática de contas a pagar e entrada eletrônica de resultados de exames nos registros médicos, integrados ainda a um sistema de gestão da clínica.

Se o seu software é conectado ao seu laboratório "in-house", ao laboratório de referência e ao equipamento de radiologia, você pode reduzir extremamente os custos perdidos por erros na ficha de cobrança do cliente. 

Assuma o controle de seus exames diagnósticos 

Controles internos são especialmente importantes na área de testes e exames porque, enquanto a renda de vacinação e vendas de produtos tem desacelerado, rendimentos com diagnósticos estão entre as categorias de maior crescimento nas clínicas veterinárias de pequenos animais na última década. A área de rendimento diagnóstico é, sem dúvida, a área mais rentável.

No entanto, sem urna gestão precisa dos seus testes de diagnóstico, você pode sem saber estar cometendo o erro de pagar o custo do exame do próprio bolso. O mesmo pode acontecer quando você consome um reagente, um teste rápido SNAP® ou tem de pagar por serviços laboratoriais.

IDEXX VetLab Station: soluções de alta tecnologia que trabalham de forma independente ou integrada. Uma poderosa ferramenta de diagnóstico e gestão de clínicas e hospitais veterinários.

Práticas de Gestão

Você não pode gerenciar o que não mensurar 

Mensuração é uma das estratégias mais importantes para manter um negócio bem sucedido e próspero. Você precisa medir o que funciona e o que não para poder alcançar as melhorias necessárias. Aplique esse conceito para um dos aspectos mais importantes de veterinária: receitas.

Escolha uma área da clínica para avaliar, como o seu laboratório de referência de teste e de faturamento. Compare as faturas de clientes para requisições de testes ao laboratório de referência ao longo de um período de tempo específico.

A equação é simples: testes solicitados - testes cobrados = faturamento perdido. De posse desse conhecimento, você pode então decidir por um investimento num sistema de gestão integrado para a clínica, que possa, por exemplo, eliminar faturamentos perdidos e que faça sentido para o seu negócio. 

Considere estas conclusões de um estudo recente da IDEX

(Atividades do laboratório de referência em 134 clínicas veterinárias junho/2008 - maio 2009) 

  • 98% das clínicas perderam as cobranças do laboratório de referência.
  • 8% dos animais enviados para realizarem exames em laboratório de referência não retornaram em cobrança do cliente.
  • 98% das clínicas perderam centenas - e em muitos casos, milhares - de dólares enviando exames para os laboratórios de referência. 

Em 2007, foram pesquisadas 46 clínicas veterinárias assessoradas pela IDEXX, em relação aos cinco principais exames realizados dentro de suas clínicas (ambos analisadores e SNAP® testes): 

  • 83% das clínicas perderam com exames que poderiam ter sido feitos em laboratório "ín-house".
  • Em média, mais de 17% dos exames não foram cobrados do cliente. 
  • Em média, estas clínicas não cobraram cerca de US$ 6.000 anuais em exames que poderiam ter sido realizados "ín-house".

"98% das clínicas perderam centenas - e em muitos casos, milhares - de dólares com encargos de laboratório de referência."

Conclusão

Muitos médicos ao ouvirem números como esses, pensam: "Nós podemos perder alguns exames aqui e ali, mas não há como perder mais do que 20%." Por sorte a porcentagem é muito baixa, mas você pode confirmar isso com uma simples avaliação que irá mostrar-lhe exatamente quanto dinheiro você poderia ganhar com alguns controles internos eficazes e sistemas que capturam automaticamente todas essas cobranças. 

Autor

Fritz Wood - CPA, CFP

Referências Bibliográficas 

Opperman M. The Art of Veterinary Practice Management. Lenexa, Kans: Veterinary Medicine Publishing Group; 1999.

McCurnin DM. Promoting greater efficiency in the delivery of veterinary servicesJAVMA. 2001 ;219(3):307-308.

AVMA Economic Report on Veterinarians & Veterinary Practices. Schaumburg, Ili: American Veterinary Medical Association; 2004.

Financial & Productivity Pulsepoints: Vital Statistics for Your Veterinary Practice3rd ed. Denver, Colo: AAHA Press; 2004.